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漢字で名前を在留カードに併記

質問

従業員から、在留カードの名前に漢字も併記したいとの要望がありました。ローマ字以外に漢字の名前を併記することはできますか。

解答

在留カードには、原則として外国人の名前をローマ字で表記することとされていますが、漢字氏名表記の申出をすることにより、ローマ字とともに漢字を表記することも可能です。

解説

外国人の従業員の中には中国、韓国、台湾などの漢字を使う国・地域から来日している外国人がいます。中長期在留の外国人は在留カードを所持して日本で働きます。このような従業員の中には在留カードに漢字の名前の表記を希望する外国人がいます。最初に日本に入国し、空港で在留カードを取得する場合、その在留カードの名前表記はローマ字になっています。漢字表記を希望する場合は、管轄の出入国在留管理局で在留カードへの漢字氏名表記の申出をすることにより、漢字氏名を併記でできるようになります(漢字氏名のみの表記はできません)。
申出の際に必要となる書類等は次の通りです。詳しくは専門家にお尋ねください。
(1)申出書
(2)本国において氏名に漢字が使用されていることを証する資料
(3)手数料1,600円

なお、在留資格変更の申請、在留カードの有効期間の更新などとあわせて漢字表記の申出をする場合は上記(3)の手数料は無料になります。
採用する外国人が漢字を使う国の出身者ならば、最初から在留資格変更の手続きとともに漢字併記の申出をすることも一つの方法です。

中国本土で使われている簡体字等については、原則として日本の漢字に置き換えて表記されますので漢字表記を希望する外国人にはその旨の説明が必要です。出入国在留管理庁のウェブサイトでは簡体字等がどのような漢字に置き換わるのか検索ができます。事前にどのような漢字に置き換わるのか従業員本人とともに確認するとよいでしょう。次の出入国在留管理庁正字検索システムのウェブサイトをご参照してください。http://lapse-immi.moj.go.jp:50122/

外国人の従業員の在留カードが漢字併記になった場合は区役所などで発給される住民票にも漢字の名前が併記されることになります。漢字圏の外国人は様々な理由で在留カードに漢字併記を希望する場合も多いので、事前に会社や在留資格の手続きをサポートするポジションの方は、その採用予定者に漢字氏名表記申出の制度の存在を案内してあげるのもいいでしょう。企業から見ると些末なことのように思えるかもしれませんが、このようなコミュニケーションを大事にすることで、外国人の従業員の働くモチベーションを高めることにもつながります。出身国によって要望する内容や希望も様々です。その外国人にとっては「外国」となる「日本」で生活することになる従業員の必要をできるだけ敏感に受け止めて対応してあげることは、その従業員の貴社への忠誠心(ロイヤリティ)を醸成するよい機会になると考えます。

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