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就労系在留資格の採用理由書について

質問

外国人を採用しようと思っています。就労系の在留資格を取得するためには必ず「採用理由書」を提出すべきですか。書くときはどのような内容をかけばいいのでようか。

解答

採用理由書の提出は、入管法上、在留資格の取得の要件とはなっていません。しかし、実務上は、在留資格許否の判断や在留期間など審査に影響することもあるので提出をお勧めします。

解説

採用理由書は会社が当該外国人従業員を採用することになった経緯や理由などを具体的に記載する書面です。上記の通り、理由書の不提出が在留資格の不許可に必ず結び付く訳ではありませんが、採用理由書の記載内容が、許否判断や在留期間の決定の判断要素とされています。また理由書の記載内容を証明する書類もともに提出することで入国管理局に対し記載内容の信憑性を示すことができることから、証拠となる書類も一緒に用意しましょう。
以下、採用理由書の内容について紹介したいと思います。
1. 会社の概要など
これを書くことで、採用する企業がどのような事業をやっているのかを示すことができます。産業分野は何になるのか、売上げはどれくらいなのかなどの会社の紹介があるとよいでしょう。就労系の在留資格は会社の安定性や継続性が大事ですのでそれを意識することも大事です。
2. 労働条件が適切であること
労働条件の具体的内容を説明することをお勧めします。外国人であることで不利なところはないのか確認しながら作成しましょう。特に労働契約書に記載した報酬に関しては、日本人が従事する場合に受ける報酬額と同等以上である必要があります。出入国在留管理局はハロワークやWEBなどの情報を通して求人情報を確認するケースも多いです。その際に不都合があれば許可されない事例もあるので立証書類とともに日本人と同等以上の報酬である旨を説明しておくことがよいと思います。
3. 任せる業務の内容
外国人の従業員に任せる業務の内容を説明することも重要です。外国人が有している専門性を具体的に説明することと、任せる予定の業務の詳細などを記載します。外国人の専門性を説明する際には学校で学んだ科目がわかる書類や関連資格などが準備できます。例えば通訳の仕事であれば、その言語に関連する仕事の資料などを具体的に示すことも考えられます。外国人の専門性とともに採用する外国人が採用後すべき仕事が存在することは当該外国人を採用する必要性を的確に表すことにつながります。

上にある内容等を参考しながら採用理由書を作成し、それを裏付ける証拠資料を準備しましょう。特に規模が小さい会社や外国人採用を初めてする会社は採用理由書を準備し、行政書士などの専門家に一度目を通してもらってから提出することをお勧めします。

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