外国人を中途採用したときの「所属機関に関する届出」|AKIA LEGAL SUPPORT行政書士事務所は外国人の採用に関するサポートを行っております。

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外国人を中途採用したときの
「所属機関に関する届出」

質問

外国人を中途で採用した場合、何か報告すべきことはありますか。

解答

中途採用の結果、外国人の所属先が変更になった場合、その外国人は地方出入国在留管理局に「所属(契約)機関に関する届出」を提出する必要があります。

解説

就労系の在留資格(ビザ)を有して外国人を中途採用する場合もあると思います。働く場所を変更した外国人は「所属(契約)機関に関する届出」を地方出入国在留管理局に提出する必要があります。提出者は外国人本人になっていますが、本人の署名があれば会社が提出することも可能です。この届出についてあまり知らない外国人が多いので雇用する企業の側からアドバイスしてあげたり、代わりに提出したりなどの案内が必要です。

例えば、就労系の在留資格の代表例である「技術・人文知識・国際業務」の在留資格を持っている外国人が(それまで勤めていた会社を辞め)同じ業種の同じ業務内容で新しい会社に転職したとします(会社の側から見ると中途採用になります)。前の会社に就職する際に申請した在留資格の在留期間がたくさん残っていて、業務内容などを考慮しても、以前の在留資格のままで働くことができるケースもあると思います。新しく採用された企業で働いた後、在留期間の満了日が近くなり更新が必要になって初めて「所属(契約)機関に関する届出」が採用時に出されていなかったことが分かる場合があります。その場合、出入国在留管理庁が、更新や変更のタイミングで初めて、その外国人の職場変更の届出がなされていなかったことを把握することになり、更新や変更の際に不利になったり、在留期間が短くなったりする場合もあります。次のビザの期間更新がスムーズにいくためにも、忘れずこの届出をしておくことが大事です。

この届出は、働く場所が変更になった時から14日以内にしなければなりません。窓口に持参することでも郵送でも可能です。事前に入国管理局電子届出システムに利用者登録を行えばインターネットによる届出もできます。必要な書類は、届出書参考様式1の7と外国人従業員の在留カードの写しになります。この届出は中途採用(転職)のみではなく、外国人が退職した際にも同じように届出をする必要があります。また企業(契約先情報、勤務地など)の変更があった場合も同様に「所属(契約)機関に関する届出」が必要です。企業の名称や住所の変更があったときも届出が必要になります。

外国人を登録型派遣で雇う際に契約先が変わる場合もこの届出を出すことを忘れないようにする必要があります。以前Q&Aでも紹介した就労資格証明書を取得した場合も同じくこの届出が必要です。
外国人本人に課された届け出義務ではありますが、次の在留期間更新などにも影響を及ぼす可能性があるので、外国人従業員がこの義務を果たせるように企業側でもアドバイスができるようにすることは重要です。

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